Politique de confidentialité

La ville de Renage accorde la plus grande importance au respect de la vie privée et à la protection des données à caractère personnel qu’elle est amenée à traiter dans le cadre de ses missions de service public.

A ce titre, elle met en place une politique de gestion des données à caractère personnel conforme aux dispositions applicables en la matière, notamment le Règlement Européen (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (dit RGPD) et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 (loi informatique et libertés).

Cette politique s’applique aux traitements mis en œuvre sous la responsabilité de la Ville de Renage dans le cadre de ses relations avec les usagers du service public. Elle a pour but de vous informer sur la manière dont sont collectées et traitées vos données et sur vos droits concernant ces données.

1. Lexique : Promis, vous allez nous comprendre !

Les termes suivants sont définis conformément à l’article 4 du Règlement (UE) 2016/679 ( RGPD).

• Une Donnée à caractère personnel (ou Donnée Personnelle) est toute information relative à une personne identifiée ou identifiable, c’est-à-dire permettant de l’identifier directement (ex : le nom et le prénom) ou indirectement (ex : les cookies).
• Un Traitement de données personnelles est toute opération ou ensemble d’opérations (automatisées ou non) appliqués à des données à caractère personnel, comme par exemple : la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la transmission de données (…)
• Le Responsable du traitement détermine les finalités (les objectifs ) et les moyens des Traitements. La Ville de Renage agit en qualité de Responsable du traitement lorsqu’elle traite les Données des usagers.

2. Principes généraux : des obligations, nous en avons !

Conformément aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), la collecte et le traitement de vos Données personnelles respectent les principes suivants :

• Licéité, loyauté et transparence : la collecte et le Traitement des Données personnelles ne peuvent reposer que sur une base légale définie au préalable (exécution d’un contrat, obligation légale, consentement, intérêt légitime, préservation des intérêts vitaux) ;
• Finalités limitées : la collecte et le Traitement des Données personnelles sont réalisés pour répondre à un ou plusieurs objectifs définis ;
• Minimisation de la collecte: seules les Données strictement nécessaires à la bonne exécution des objectifs poursuivis sont collectées ;
• Conservation des Données limitée dans le temps : le Responsable du traitement est dans l’obligation de définir des durées de conservation concernant les Données personnelles traitées ;
• Intégrité et confidentialité des Données collectées et traitées: le Responsable du traitement s’engage à garantir l’intégrité et la confidentialité des Données collectées.

3. Quelles Données collectons-nous ?

Conformément au principe de minimisation, nous ne collectons que les Données nécessaires à la réalisation de nos missions. Il s’agit notamment , en tout ou partie, des Données suivantes :

• Des Données liées à l’identité des personnes concernées : (nom(s) , prénom (s), photographie, numéro de carte d’identité, de passeport, de titre de séjour , le cas échéant la profession,
• Des coordonnées de la personne concernée: adresse personnelle, professionnelle, contacts téléphonique et mail
• Des Données associées à la gestion de l’état civil : civilité, nom(s), prénom(s),date et lieu de naissance, sexe, nationalité, filiation, statut marital, date de décès ;
• Des Données associées aux demandes de logement social ;
• Des Données liées à la gestion du cimetière et des opérations funéraires;
• Des Données liées à la gestion de l’urbanisme , à la délivrance des permis et à la gestion cadastrale ;
• Des Données liées à la gestion des services mis en œuvre par le CCAS ;
• Des Données relatives à la gestion des enfants accueillis dans le cadre des activités périscolaires ;
• Des Données relatives à la gestion des services de police municipale et de vidéoprotection.

4. Bases légales et finalités des Traitements : pourquoi collectons-nous vos Données ?,

Les Traitements sont mis en œuvre sur la base légale qui les autorise en fonction de leur finalité.

Parmi les six bases légales prévues au sein du Règlement UE 2016/679 (RGPD) ils se fondent selon le cas sur :

• L’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique comme, par exemple, la gestion des activités périscolaires ;
• Les obligations légales et réglementaires : le Traitement est imposé par des textes légaux comme c’est le cas pour la gestion de l’état civil ou des listes électorales ;
• Le contrat : le Traitement est nécessaire à l’exécution ou à la préparation d’un contrat avec l’usager , par exemple pour la location de salles ,
• L’intérêt légitime : le Traitement est nécessaire à la poursuite d’intérêts légitimes de la Ville, comme c’est le cas pour la gestion du contentieux.

Les bases légales et finalités sont résumées dans le tableau inclus aux présentes.

5. Destinataires des Données : Qui peut en connaitre ?

Nos agents sont destinataires des Données strictement nécessaires à leur mission. Vos Données peuvent également être transmises à nos prestataires dans le cadre de leur mission. Ces tiers sont tenus d’une obligation de confidentialité vis-à-vis des Données qui leur sont confiées. Sont également destinataires d’autres organismes publics ou non ayant à en connaitre en application de nos obligations légales.

6. Durée de conservation : Combien de temps conservons-nous ces Données ?

Les Données sont conservées pour le temps strictement nécessaire à l’atteinte des finalités de Traitements, des contraintes légales et contractuelles, augmenté, en cas de besoin, des délais de prescription légaux. En tout état de cause, la Ville de Renage applique les recommandations des autorités compétentes, notamment celles de la CNIL.

7. Vos Droits sur vos Données :

Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, vous disposez d’un droit d’accès à vos Données à caractère personne et, sous réserve des conditions prévues par les dispositions applicables d’un droit de rectification, d’effacement des données, du droit à la limitation du traitementt et d’un droit d’opposition pour motif légitime.

Ces droits peuvent être exercés en nous contactant à l’adresse : dpo@ville-renage.fr

En cas de difficultés, vous pouvez saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) d’une réclamation /www.cnil.fr/.

8. Sécurité des Données et transferts hors UE : Vous nous confiez vos Données, nous en prenons soin !

La Ville de Renage prend toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos Données afin, notamment, d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, divulguées et que des tiers non-autorisés y aient accès. Aucune Donnée n’est transférée hors UE hors du cadre sécurisé conforme aux exigences légales et réglementaires applicables.

L’ensemble des personnes ayant accès à vos Données personnelles a été sensibilisé aux bonnes pratiques en matière de protection des Données. Elles sont tenues par une obligation de confidentialité, et s’exposent en cas de non-respect de cette disposition à des sanctions disciplinaires.

9. Questions et contact : Nous restons à votre écoute

La Ville de Renage a désigné un Délégué à la Protection des Données (DPO). Pour toute question relative aux Traitements et à vos droits sur les Données, vous pouvez nous écrire à l’adresse dpo@ville-renage.fr.

10. Mises à jour : c’est déjà la fin de ce document !

La présente politique est susceptible d’être mise à jour sur le site de la Ville . La présente version est arrêtée au 1^er octobre 2025.